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Basware gibt Starthilfe in Sachen E-Invoicing

Die Wettbewerbsvorteile durch den Versand elektronischer Rechnungen werden hierzulande kaum genutzt. Der E-Invoicing-Experte Basware erklärt, welche Schritte bei der Einführung zu beachten sind

München - 26. May 2009

München, 26. Mai 2009 - „Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen lässt sich viel Geld sparen, denn es entstehen keine Kosten für Papier, Druck, Umschläge oder Porto und auch der Personalaufwand wird reduziert“, erklärt Klaus Tenderich, Business Manager Automation Services bei Basware. „Dennoch hinken deutsche Unternehmen ihren europäischen Nachbarn in Sachen E-Invoicing deutlich hinterher.“ In Ländern wie Finnland oder Schweden nutzen bereits über zwölf Prozent E-Invoicing, in Deutschland hingegen setzen erst ein bis vier Prozent auf den Versand elektronischer Rechnungen, so eine Studie von Billentis. Basware hilft Unternehmen nun auf die Sprünge und gibt wertvolle Tipps, was Unternehmen vor der Einführung einer E-Invoicing-Lösung beachten sollten.

1. Durchblick bewahren im Gesetzesdschungel
Bevor ein Unternehmen auf E-Invoicing umstellen kann, muss der Empfänger zuerst der elektronischen Übermittlung zustimmen. Weiterhin sind einige Regeln zur elektronischen Signatur zu beachten: Damit Rechnungsempfänger in Deutschland den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen können, müssen die Rechnungen mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Die Signatur ist dabei entweder Teil des Rechnungsdokuments oder aber eine eigenständige Datei. Unternehmen können ihre Rechnungen entweder mithilfe eines Zertifikats, einer Chipkarte und eines Lesegeräts rechtskonform verschlüsseln. Geht die elektronische Rechnung an ein ausländisches Unternehmen, sollten die dortigen juristischen Bestimmungen für die Signatur beachtet werden. In den meisten europäischen Ländern reicht eine einfachere Signatur („fortgeschrittene elektronische Signatur“) allerdings aus. Der Empfänger ist zudem verpflichtet, die Signatur zu prüfen und das Ergebnis dieser Prüfung zu dokumentieren.

2. Regeln zur Archivierung beachten
Das Protokoll der Signaturprüfung muss zusammen mit der Rechnungsdatei sowie dem verwendeten Schlüssel archiviert werden. Dabei schreibt die GDPdU-Richtlinie vor, dass alle Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren lesbar und zugleich revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Die Empfänger sind also verpflichtet, ein elektronisches Archiv aufzubauen - das Ablegen der E-Mails mit den Rechnungen im Postfach reicht dafür leider nicht aus.

3. Das richtige Werkzeug besorgen
Möchte das Unternehmen das gesamte E-Invoicing selbständig abwickeln, benötigt es eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Signaturkarte, eine spezielle Software sowie ein Lesegerät.

Die Alternative: E-Invoicing-Spezialisten an Bord holen
Wem die gesetzlichen Vorgaben zu kompliziert erscheinen: Es gibt Unternehmen, die sich auf das Thema E-Invoicing spezialisiert haben. Ein solcher Dienstleister übernimmt auf Wunsch die Koordination mit dem Rechnungssteller, um ihm das Versenden von elektronischen Dokumenten zu ermöglichen. Dazu gehören das Scannen der Rechnung und das Auslesen der Daten. Die gewonnenen Informationen werden zusammen mit dem Rechnungsbild direkt an das Rechnungssystem des Empfängers übermittelt. Für den Rechnungsempfänger kann der Dienstleister die Prüfung der Signatur übernehmen, ein Prüfprotokoll erstellen und alle nötigen Daten den regulatorischen Vorgaben entsprechend archivieren. Besonderer Vorteil: Outsourcing-Partner können in der Regel eine Vielzahl verschiedener Signaturformate verifizieren.

Unter folgendem Link stehen weitere Informationen zum Thema E-Invoicing bereit: http://connectivity.basware.com/de/invoice-automation.php

Zitat Unternehmensvertreter

„Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen lässt sich viel Geld sparen, denn es entstehen keine Kosten für Papier, Druck, Umschläge oder Porto und auch der Personalaufwand wird reduziert“, erklärt Klaus Tenderich, Business Manager Automation Services bei Basware. „Dennoch hinken deutsche Unternehmen ihren europäischen Nachbarn in Sachen E-Invoicing deutlich hinterher.“

Über das Unternehmen

Basware ist mit mehr als 1.500 Kunden und 850.000 Anwendern in über 50 Ländern weltweiter Marktführer bei Purchase to Pay-Lösungen. Die Lösungen optimieren den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Sie erlauben einen voll automatischen Prozess, beginnend beim Bedarf über Genehmigung, Bestellung, Auftrags- und Lieferbestätigung bis hin zur Rechnungsbearbeitung.

Diese Lösungen vertreibt und implementiert Basware weltweit über zahlreiche eigene Niederlassungen sowie ein dichtes Partnernetzwerk. In 2008 wurde ein Umsatz von 86 Mio. EUR erreicht. Die Basware Corporation, 1985 gegründet, ist an der NASDAQ OMX Helsinki Ltd. gelistet. Das Unternehmen mit Headquarter in Finnland hat Tochtergesellschaften in zahlreichen europäischen Ländern sowie den USA. Weitere Informationen finden Sie unter www.basware.de

Kontaktdaten

Basware GmbH
Regina Kloo
Neumarkter Str. 28
D-81673 München
Tel: + 49 (0)89 3750505-13
Fax: + 49 (0)89 3750505-30
E-Mail: Regina.Kloo@basware.com
http://www.basware.de/

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Baierbrunnerstraße 15
D-81379 München
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Fax: +49 89 173019-99
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