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Elektronische Akten auf dem Vormarsch

SAPERION-Umfrage bestätigt Trendwende bei der Nutzung digitaler Ablagesysteme

Berlin - 21. July 2011

Der Mehrwert von elektronischen Akten wird von deutschen Unternehmen immer häufiger geschätzt. Das geht aus einer aktuellen Umfrage des Enterprise Content Management-Experten SAPERION hervor. Auf seiner diesjährigen Anwenderkonferenz befragte das Berliner Softwarehaus über 300 Teilnehmer zu ihrem Umgang mit elektronischen Dokumenten. Immerhin setzen bereits rund 50 Prozent der Befragten die digitale Ablage ein. Weitere 15 Prozent planen die Einführung dieser Art der Dokumentenverwaltung in einem konkreten Projekt.

Der Umfrage zufolge wird das Potential jedoch gerade im Bereich der digitalen Personalakte noch nicht voll ausgeschöpft. Trotz der offensichtlichen Vorteile, wie der Zeitersparnis bei Ablage, unternehmensweiter Suche und Verwaltung von Dokumenten sowie der Einsparung von Kosten, scheuen sich noch einige Unternehmen vor dieser Umstellung. Laut Dr. Martin Bartonitz, Produktmanager bei SAPERION, liegt das vor allem an der Unsicherheit hinsichtlich der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: „Doch anders als bei Papierakten lässt sich bei der elektronischen Variante der Kreis der Personen, die Zugriff auf die Daten und Dokumente bekommen, festlegen. Das heißt, der verantwortliche Personalsachbearbeiter hat die Möglichkeit, bestimmten Anwendern den Zugriff zu gewähren oder zu entziehen.“

Ein weiterer Vorteil einer digitalen Lösung ist die automatisch gesetzeskonforme Speicherung der Dokumente, wie vom Datenschutzgesetz gefordert. Auch hier spielt die Vergabe von Zugriffsrechten eine wichtige Rolle. Jede Bearbeitung wird protokolliert. Darüber hinaus ist die automatische Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auch hinsichtlich geltender Aufbewahrungsvorschriften sichergestellt.

Bartonitz resümiert: „Neben der nahtlosen Integration in die führenden Personalmanagement-Systeme, wie zum Beispiel SAP HCM, Varial, Infor oder perbit, bietet die elektronische Personalakte eine Reihe von weiteren wichtigen Funktionen, die bei der Einhaltung von Regeln unterstützen. Auch Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen brauchen sich keine Sorgen zu machen.“

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Über SAPERION

Der europäische Softwarehersteller SAPERION bietet mittelständischen und global agierenden Unternehmen eine leistungsstarke Software-Plattform für Enterprise Content Management. Die SAPERION AG arbeitet seit vielen Jahren mit Global Playern zusammen und hat dabei ihre Unkompliziertheit, Beweglichkeit und Reaktionsschnelligkeit bewahrt.

Die Vision von SAPERION ist es, Unternehmen, Menschen und Prozesse zusammenzuführen, damit sie schneller und mit besseren Entscheidungen in den dynamischen Märkten von heute agieren können. Weltweit über 1.850 Unternehmen aus allen Branchen steigern mit SAPERION die Qualität ihrer Produkte, erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden, senken Kosten und gewinnen so entscheidende Wettbewerbsvorteile. Die Produkte von SAPERION zielen auf drei Kernprobleme vieler Unternehmen: das Optimieren der Prozesse, das Schaffen von Rechtssicherheit und das Integrieren von Informationen. Mehr Informationen unter: www.saperion.com

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Kontakt zur SAPERION AG:

Ralf Scherzer Vice President Sales & Marketing SAPERION AG

ralf.scherzer@saperion.com

Für die Presse: LEWIS PR

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